Google Documenten is ongelooflijk handig, maar onverantwoordelijk delen van links kan documenten blootleggen die mogelijk privé lijken te zijn.
Veel mensen prijzen Google documenten vanwege zijn veelzijdigheid en de onschatbare optie om een document met specifieke mensen te delen, maar die opties voor delen, en hoe ze worden gebruikt, kunnen de deur openen voor een aantal enorme inbreuken op de privacy. Het is soms beangstigend moeilijk om internet professioneel te gebruiken en niet afhankelijk te zijn van de services van Google, maar er zijn manieren om van die tools gebruik te maken en tegelijkertijd persoonlijke gegevens te beschermen.
De reeks functies van Google is nuttig voor vrijwel iedereen met toegang tot internet. Het bedrijf ondersteunt een schat aan gratis programma's voor alle soorten werk, zoals Gmail, Google Spreadsheets, Google Drive, Google Maps en natuurlijk Google Documenten. Al deze tools bieden indrukwekkende opties voor delen waarmee gebruikers gegevens kunnen delen en aan projecten kunnen samenwerken, en sommige zijn zelfs leuk om te gebruiken.
Blijf scrollen om te blijven lezen Klik op de onderstaande knop om dit artikel in snelle weergave te starten.
Helaas brengt het profiteren van deze deelopties ook de grootste risico's met zich mee. In Google Documenten is het delen van links de gemakkelijkste methode om het delen van links in te schakelen om een unieke URL voor het document te produceren en die link naar een collega te sturen. Hoewel de directe actie van het verzenden van een link van persoon tot persoon relatief veilig is, als dat document links bevat die naar andere websites gaan, wordt door op die links te klikken de vorige URL (de URL die privé is gemaakt om het document zelf te delen) naar de de directory van de nieuwe site. Het is geen inherent snode praktijk - het is slechts een weinig bekend onderdeel van hoe het internet functioneert.
Privacy handhaven bij het verzenden van Google-documenten
Een van de gemakkelijkste en meest effectieve manieren om veilig een Google-document te delen, is door het met specifieke mensen te delen. Er zijn een paar manieren om dit te bereiken. De snelste manier is om het delen van links uitgeschakeld te laten en in plaats daarvan 'Specifieke mensen' te selecteren in de opties voor het delen van links. Dit vereist dat de andere partij inlogt op een Google-account, maar als de baan betekent het verzenden van gevoelige informatie in een document is het waarschijnlijk de extra stap waard. Als het bestand links bevat en de gebruiker erop klikt, zal de URL nog steeds andere websites vertellen waar de gebruiker was toen ze op de link klikten, maar het staat die sites niet toe het document zelf te lezen, aangezien de opties voor het delen van links zijn ingesteld om de toegang te beperken tot alleen de specifiek gekozen mensen.
Een andere mogelijkheid is om gebruik te maken van Google Groups. Deze route vereist ook dat alle betrokkenen inloggen met een Google-account, maar in ruil daarvoor wordt een lijst gemaakt van mensen met wie alles exclusief kan worden gedeeld. Dit is een geweldige optie als u voor de taak vaak documenten moet delen met een grote groep mensen. Elke groep heeft zijn eigen bijbehorende '@googlegroups'-e-mailadres, dus in plaats van het e-mailadres van een specifieke persoon in te voeren wanneer u kiest waar u een document wilt delen, gebruikt u gewoon het e-mailadres van de groep. Het is een goed idee om de leden van de groep bij te houden om te weten wie toegang heeft tot de gedeelde bestanden, en het is gemakkelijk om mensen te verwijderen die niet langer deel uitmaken van het project.
Uiteindelijk, zoals meestal het geval is bij online communicatie, is het belangrijk om bij het delen van informatie rekening te houden met de privacy-instellingen. Met slim gebruik van linksharing, Google documenten kan zowel veilig als veilig zijn.